Quando estamos buscando uma forma mais eficaz de organizar nosso dia, é comum nos depararmos com uma lista imensa de tarefas que queremos ou precisamos realizar. No entanto, sem um planejamento adequado, essa lista pode se tornar esmagadora. A boa notícia é que existe uma maneira simples e flexível de organizar seu dia em períodos – manhã, tarde e noite – que prioriza o que realmente importa, garantindo que você mantenha o foco no essencial.
1. Comece com um “Descarrego Mental” (Brain Dump)
O primeiro passo para organizar seu dia é fazer o que chamamos de descarrego mental. Esse é o momento em que você coloca no papel todas as tarefas, compromissos, ideias e obrigações que estão na sua cabeça. A ideia aqui é “esvaziar” a mente, permitindo que você tenha uma visão clara de tudo o que precisa ou gostaria de fazer.
Anote sem filtros, sem preocupações com ordem ou prioridade. Pense em tudo: desde compromissos profissionais até responsabilidades pessoais. Esse exercício não só alivia a mente, mas também serve como base para organizar o resto do dia.
2. Divida o Dia em Períodos
Com sua lista completa em mãos, é hora de organizar as atividades em períodos: manhã, tarde e noite. Esse passo traz clareza sobre quando realizar cada tarefa, garantindo que você consiga encaixar tudo nos momentos mais adequados do seu dia.
- Manhã: Reserve para tarefas que exigem mais energia e foco. Isso pode incluir atividades como resolver pendências urgentes, tomar decisões importantes, trabalhar em projetos que requerem concentração ou fazer exercícios físicos.
- Tarde: Utilize esse período para compromissos, reuniões, ou tarefas que exigem uma energia moderada. Você pode revisar e-mails, seguir com o trabalho mais operacional e fazer pequenas pausas para evitar o cansaço.
- Noite: Guarde esse momento para atividades mais leves e pessoais, como revisar o dia, preparar o planejamento para o dia seguinte, ou tarefas domésticas. Se houver algo a resolver do trabalho, priorize coisas mais rápidas ou que não exigem tanto foco.
3. Crie um Checklist por Período
Agora que as tarefas foram separadas, transforme-as em um checklist por período. Criar um checklist ajuda a visualizar de forma simples e organizada o que precisa ser feito a cada momento do dia. Aqui está um exemplo:
Manhã:
- Revisar o relatório financeiro
- Fazer uma caminhada
- Resolver pendências prioritárias
Tarde:
- Reunião com a equipe
- Responder e-mails
- Fazer uma ligação importante para cliente
Noite:
- Revisar o planejamento do dia
- Organizar o espaço de trabalho
- Relaxar com um livro ou série
4. Ajuste a Lista de Tarefas: Nem Tudo Cabe no Dia
Ao criar seu checklist, provavelmente perceberá que listou mais coisas do que conseguirá realmente realizar em um único dia. Isso é comum e essencial para você ajustar seu planejamento. Essa percepção mostra o quanto é necessário remover alguns itens ou reorganizar suas prioridades.
O objetivo não é tentar fazer tudo, mas sim escolher o que é realmente importante. Pergunte a si mesma: “O que preciso concluir hoje? O que pode ser feito amanhã? O que é essencial?”
Ao remover ou adiar algumas tarefas, você libera espaço para se concentrar no que é prioritário e evita aquela sensação de frustração por não ter conseguido completar tudo.
5. Flexibilidade é a Chave
A grande vantagem desse método é sua flexibilidade. Ao planejar seu dia em períodos e fazer ajustes conforme necessário, você se permite reorganizar as tarefas sem rigidez. Isso evita o estresse e te ajuda a manter o foco no que realmente importa, sem se sentir sobrecarregada.
Se algo não foi concluído na manhã, pode ser movido para a tarde ou para o dia seguinte. O importante é adaptar a sua agenda conforme o que surge no seu dia, priorizando sempre as tarefas mais relevantes.
Conclusão
Organizar o dia em períodos como manhã, tarde e noite é uma estratégia simples, porém poderosa, para aumentar sua produtividade de maneira flexível. Comece com um descarrego mental para tirar tudo da cabeça, separe as atividades por período, e crie um checklist realista. Não tenha medo de ajustar sua lista conforme o que é realmente importante. A flexibilidade é a essência desse método, permitindo que você mantenha o foco no que precisa ser feito, sem sobrecarregar sua agenda.
Adote essa técnica e veja como seu dia pode se tornar mais leve, eficiente e produtivo!
