Quando se trata de produtividade, uma das maiores aliadas é a organização. Muitas vezes, nos encontramos rodeadas de compromissos e tarefas e, sem uma estrutura adequada, é fácil perder prazos, esquecer tarefas importantes e viver com a sensação de estar sempre atrasada.
Se você já passou por isso, sabe como é frustrante tentar encontrar documentos no meio da bagunça, perder compromissos ou simplesmente não ter clareza sobre o que fazer no dia seguinte. Manter tudo sob controle parece uma missão impossível, certo?
Aqui é onde entra a Estratégia DRD (Descarregar, Reunir, Distribuir). Diferente de uma simples lista de tarefas, o DRD é uma abordagem completa para gerenciar seu tempo de forma eficaz. Ao aplicar esta metodologia, você não apenas organiza sua agenda, mas cria uma rotina mais clara e prática. Vamos explorar como isso funciona!
O que é a estratégia DRD?
O DRD é uma metodologia que ajuda a simplificar o gerenciamento de tarefas diárias e semanais. Ao invés de tentar encaixar todas as tarefas em um planejamento rígido, o DRD segue três passos simples: Descarregar, Reunir e Distribuir. O objetivo é garantir que todas as atividades sejam visualizadas, agrupadas por similaridade e alocadas de forma estratégica ao longo da semana.
1. Descarregar
O primeiro passo é descarregar tudo o que está na sua mente. Isso significa colocar no papel (ou em uma ferramenta digital) todas as atividades que você precisa realizar, por mais simples ou corriqueiras que pareçam. Desde tarefas de trabalho, como responder e-mails ou participar de reuniões, até compromissos pessoais, como buscar as crianças na escola ou fazer compras.
Este processo é extremamente libertador, pois tira a sobrecarga mental que acumulamos ao tentar lembrar de tudo o tempo todo. Ao listar suas tarefas, você consegue visualizar o volume real de trabalho e começar a organizá-lo de forma mais eficaz.
2. Reunir
Com todas as suas tarefas listadas, o próximo passo é reunir atividades similares em blocos. Isso significa agrupar tarefas que demandam os mesmos recursos ou contexto. Por exemplo, tarefas relacionadas a redes sociais, como verificar Facebook, Instagram e LinkedIn, podem ser colocadas em um “Bloco de Redes Sociais”. Da mesma forma, reuniões podem ser agrupadas em um único bloco, e ligações em outro.
Agrupar atividades reduz o desgaste mental, pois evita que você precise mudar de foco constantemente. Separamos os blocos para que o cérebro possa manter o ritmo e a eficiência ao lidar com tarefas parecidas de uma só vez.
3. Distribuir
Agora que você tem suas tarefas agrupadas, é hora de distribuí-las ao longo da semana. Isso pode ser feito criando uma matriz de dias e turnos (manhã, tarde, noite), onde você aloca os blocos de tarefas. A flexibilidade desse sistema permite que você distribua suas atividades conforme a sua realidade, seja para uma agenda mais apertada ou mais espaçosa.
Por exemplo, se você costuma ser mais produtiva pela manhã, pode concentrar tarefas que exigem mais foco nesse período. À tarde, pode reservar blocos para atividades que demandam menos energia, como verificar e-mails ou revisar documentos. O importante é ajustar a matriz conforme sua rotina, sem sobrecarregar um único dia.
Por que o DRD funciona?
A eficácia do método DRD está no seu equilíbrio entre simplicidade e organização. Vamos analisar algumas das razões pelas quais essa estratégia é tão eficiente:
- Descarregar as tarefas liberta sua mente da sobrecarga de tentar lembrar de tudo, permitindo que você se concentre nas execuções e nas decisões mais importantes.
- Reunir atividades semelhantes em blocos melhora sua eficiência, evitando que você perca tempo alternando entre diferentes tipos de tarefas.
- Distribuir as tarefas de forma equilibrada ao longo da semana dá clareza sobre o que precisa ser feito, garantindo que você tenha tempo suficiente para tudo.
Além disso, estudos mostram que agendar tarefas específicas para determinados dias e horários aumenta significativamente as chances de realizá-las. Ao usar o DRD, você desenvolve uma visão clara e prática da sua rotina, diminuindo a ansiedade e aumentando a sensação de controle sobre o tempo.
Como adaptar o DRD à sua rotina?
Uma das vantagens do DRD é sua adaptabilidade. Se você tem uma semana mais apertada, pode optar por blocos menores e um planejamento mais detalhado. Se está em uma fase mais tranquila, pode organizar suas tarefas de forma mais flexível. A matriz que você cria deve ser um reflexo do seu momento de vida, garantindo que suas responsabilidades e seu bem-estar estejam equilibrados.
Conclusão
O método DRD oferece uma maneira simples e prática de organizar sua rotina e, ao mesmo tempo, maximizar sua produtividade. Ao aplicar essa estratégia, você não apenas libera sua mente de tarefas acumuladas, mas também melhora a forma como distribui seu tempo.
Se você deseja entender melhor como esse método pode transformar sua vida, recomendo conferir o livro “Produtividade para quem quer tempo”, de Gerônimo Theml, ou explorar a página “Estratégia DRD”, onde ele compartilha mais detalhes sobre o funcionamento do método.
Fonte: Adaptação baseada no método DRD, criado por Gerônimo Theml, disponível no livro Produtividade para quem quer tempo.
Não há dúvidas de que quanto mais organizada você for, melhor será sua eficiência e produtividade. Se você se sente desorganizada, sabe bem do que estou falando!
Quando você está nesse tipo de situação, aposto que tem dificuldade para encontrar documentos importantes na sua mesa, não acha o que precisa no computador, chega atrasada aos compromissos e, muitas vezes, não tem clareza sobre o que precisa fazer no dia seguinte ou na semana seguinte.
Sabemos que ter um sistema de agenda eficaz é fundamental. A ideia de ter um método que permita visualizar exatamente o que será feito em cada dia da semana pode realmente salvar seu tempo e sanidade.
Contudo, também sabemos que a teoria é uma coisa, e a prática, outra, certo? Provavelmente, você já tentou usar uma agenda, anotou todos os compromissos, mas com tantas responsabilidades, é difícil manter um sistema confiável.
Hoje, vamos além de simplesmente colocar suas tarefas na agenda. Vamos falar sobre o Método DRD (Descarregar, Reunir e Distribuir), uma estratégia simples, porém extremamente eficaz para quem deseja organizar sua agenda, mas ainda não sabe como começar.
O que é DRD e como funciona?
O método DRD foi desenvolvido por Gerônimo Theml, criador da Academia da Produtividade, como uma evolução no uso da agenda.
DRD — Descarregar
Assim como na maioria dos métodos de organização, o DRD começa com o passo de descarregar todas as suas tarefas da semana em um documento, seja ele em papel ou digital.
Aqui, é importante listar absolutamente todas as atividades que fazem parte da sua rotina semanal, como pagar contas, passear com o cachorro, ligar para a família, responder e-mails, verificar o WhatsApp, buscar as crianças na escola, fazer compras, cozinhar, entre outros.
Anote tudo o que faz parte da sua semana. Caso tenha dúvidas, passe uma semana com um caderno em mãos e anote tudo o que fizer durante o dia.
Ao final, você provavelmente terá dezenas, se não centenas, de tarefas que realiza semanalmente.
DRD — Reunir
O próximo passo é reunir as tarefas que possuem semelhanças em blocos.
Por exemplo, atividades como Facebook, WhatsApp, Instagram, Twitter e LinkedIn são todas redes sociais. Se você precisa verificar cada uma delas durante a semana, pode agrupá-las em um “Bloco de Redes Sociais”.
Da mesma forma, se você tem diversas reuniões durante a semana, seja com parceiros, fornecedores ou para assuntos financeiros, agrupe tudo em um “Bloco de Reuniões”.
Você também pode criar blocos como “Bloco de Ligações” para contatos com clientes ou fornecedores, ou “Tarefas da Rua” para atividades como ir ao mercado, pagar contas, etc.
A ideia é agrupar tarefas que exigem recursos ou contextos semelhantes.
DRD — Distribuir
Agora chegamos ao último passo do método: distribuir esses blocos nos turnos da sua semana.
No livro “Produtividade para quem quer tempo”, Gerônimo Theml explica que você pode organizar seus blocos de acordo com a quantidade de turnos no seu dia e dias de trabalho na semana.
Por exemplo, se você deseja organizar manhã, tarde e noite em todos os dias da semana, pode distribuir os blocos em uma matriz 7×3. Caso prefira organizar apenas manhã e tarde em cinco dias úteis, pode usar uma matriz 5×2.
O tamanho da sua matriz deve ser definido conforme sua realidade atual.
Como distribuir as tarefas na matriz?
Uma vez que você tenha sua matriz, é hora de alocar os blocos. Existem duas formas principais de fazer isso, dependendo da sua personalidade.
Para quem gosta de uma organização mais rígida, com horários fixos para cada tarefa, pode-se reorganizar as tarefas dentro de cada bloco e distribuí-las conforme a ordem de execução. Assim, você cria hábitos semanais sem precisar consultar o DRD com frequência.
Para quem prefere mais flexibilidade, pode simplesmente alocar os blocos em cada turno sem se preocupar com horários exatos, sabendo que naquele período você focará nas tarefas daquele bloco.
Por que essa metodologia funciona?
Entender como o método funciona é importante, mas saber por que ele funciona pode ser ainda mais valioso.
A importância de descarregar
“Nossa mente foi feita para ter ideias, não para mantê-las” ~ David Allen
Um princípio comum em várias metodologias de produtividade, como o Getting Things Done (GTD) e o Zen to Done (ZTD), é que nossa mente tem uma capacidade limitada de processar informações, então precisamos descarregar as tarefas em um documento para aliviar essa sobrecarga mental.
A importância de reunir
Agrupar as tarefas em blocos ajuda o cérebro a economizar energia, pois evita a constante alternância entre diferentes modos de trabalho, mantendo o foco por mais tempo.
A importância de distribuir
Distribuir as tarefas em uma matriz traz clareza sobre como e quando você fará cada atividade. Segundo estudos, definir horários específicos para tarefas pode dobrar as chances de realizá-las, além de trazer a paz de saber que tudo cabe na sua semana organizada.
Considerações finais
Esse foi um resumo da metodologia DRD, criada por Gerônimo Theml. Para mais informações, recomendo o livro “Produtividade para quem quer tempo” ou os materiais da página “Estratégia DRD”, onde o próprio Gerônimo explica detalhadamente a estratégia.
Espero que este conteúdo te ajude a se tornar mais organizada e produtiva a partir de hoje, aplicando o método DRD!
Fonte: Método DRD, criado por Gerônimo Theml, disponível no livro “Produtividade para quem quer tempo” e na página “Estratégia DRD”.
